Виденье конечного результата

Как провести автоматизацию бизнеса и получить отлаженный механизм работы

Нет, это не риторический вопрос. Рецепт весьма прост - вам потребуется опытная команда (например, наша), пару десятков часов на коммуникации и желание навести наконец порядок. Первым шагом нужно описать логику процессов - для этого мы проводим несколько встреч и совещаний. Описание следует проводить этапами - берем часть процесса, делим ее на процедуры и максимально учитываем варианты разных событий и отклонений, привязываем это к ролям сотрудников. Далее работаем над узкими местами - в идеале, начальники отделов сразу дополнят это на этапе описания. Наличие такой документации позволяет увидеть технические требования к программному продукту.
Дальше - дело техники.
Настраиваем систему под требования, оттачиваем детали, проводим обучение и поддерживаем. Этап обучения и поддержки является вторым по важности, возможно потребуется работа с саботажем сотрудников или нежеланием рук.отделов брать ответственность за новый формат работы. Знаем, бывает, проходили... Надеемся, это не ваш случай).

Какая бывает автоматизация процессов

В зависимости от объема, автоматизацию
можно разделить на 2 типа

Авто-воронка продаж

Для этого требуется описанная процедура взаимодействия с клиентами и ключевые этапы - провели презентацию, сделали предложение, отправили договор и т.д. Большинство интеграторов ограничивается настройкой базовых задач и роботов. Это не наш подход - мы описываем нормативы и время на работу с клиентом на каждом этапе воронки продаж, а затем обучаем систему "вести клиента" и "пинать менеджера по KPI".

Полная автоматизация

Это наш конек, точнее один из. Мы обучаем систему не только вести сделку продажи, но и выполнять все пост-продажные обязательства. Вовремя забронировать товар для отгрузки, вовремя оплатить поставщику, не забыть получить назад первичные документы, контролировать дебиторскую задолженность и многое другое. Для этого мы комплексно описываем логику процессов, оптимизируем их, обучаем Битрикс24 и "ставим на рельсы".

Факап не заставит себя ждать

Популярные ошибки при автоматизации процессов

Логика процессов описана неполно

Чаще всего, при описании логики самостоятельно, допускается ошибка - процесс описан линейно и отражает идеальные условия. В результате упускается обилие вариантов развития событий и логика обученной системы оказывается тупиковой, с невозможно работать в реальных условиях.

Сотрудники не видят ценности проекта

Многих пугает новый алгоритм работы, других смущает необходимость работать "в рамках", третьи не понимают удобства и экономии времени. В результате возникает саботаж при переходе в новый режим работы. Опытный внедренец еще на входе в проект знает, как исключить такие сложности.

Автоматизация выполнена частично

Действительно, большие проекты стоит вести итерационно. Но эти этапы должны запускаться с минимальной нагрузкой на работу сотрудников. Опытный интегратор знает как избежать необходимости дублировать работу в двух системах и предусматривает тонкости с самого начала, чтоб не переделывать.

Нет времени на реализацию проекта

Самая распространенная ошибка - не выделять достаточно времени и делать автоматизацию на ходу. На входе в проект мы сразу обозначаем календарь будущих встреч и планируем время заказчика и его команды. Часто мы подстраиваемся и работаем на выходных, исключая ваш простой рабочего процесса.

Давайте обсудим ваш проект по автоматизации!

Связаться